outsourcing - co powinieneś o nim wiedzieć?

outsourcing procesów biznesowych

Outsourcing procesów biznesowych polega na przejęciu przez Randstad pełnej odpowiedzialności za realizację zadań czy procesów w Twojej firmie. Jednocześnie Randstad udziela gwarancji na wykonanie usługi na należytym poziomie w określonym czasie. To po naszej stronie leży także rekrutacja i późniejsze zarządzanie pracownikami, którzy wykonują zadanie. Outsourcując realizację pobocznych i pomocniczych procesów Randstad możesz w większym stopniu skupić się na istotniejszych aspektach swojego biznesu.

Coraz większe zainteresowanie firm outsourcingiem procesów biznesowych ma trzy główne powody:

zmiany legislacyjne 

Nowelizacja ustawy o pracy tymczasowej w listopadzie 2018 roku wprowadziła ograniczenia czasowe w zatrudnieniu pracowników tymczasowych, a także rozszerzyła zakres odpowiedzialności pracodawcy użytkownika. Od tego momentu pracownik tymczasowy nie może być zatrudniony przez tego samego pracodawcę użytkownika dłużej niż 540 dni.

rewolucja 4.0

Żyjemy w czasach, w których technologia w coraz większym stopniu wpływa na działalność firm. Innowacyjne rozwiązania czy automatyzacja jest tym, co może zapewnić organizacji przewagę na rynku. By jednak było to możliwe niezbędne jest posiadanie odpowiednich środków finansowe i wystarczająco dużo czasu na wdrożenie zmian i kolejnych udoskonaleń. Firmy poszukują więc partnerów, którzy będą dla nich wsparciem w realizacji procesów pobocznych. Procesów, które są istotne dla funkcjonowania firmy, jednak które - tak długo jak realizowane są przez wewnętrzne zasoby ludzkie organizacji - nie pozwalają w pełni skupić się na głównej części prowadzenia biznesu.

potrzeby firm

Obserwujemy rynek, widzimy zmiany, które na nim zachodzą, wsłuchujemy się w to co mówią firmy. Outsourcing procesów to nasza odpowiedź na sygnały, które otrzymywaliśmy od przedsiębiorstw. Wiele z nich dawało nam do zrozumienia, że chcą realizować pewne projekty unikając jednocześnie zatrudniania pracowników i brania na siebie odpowiedzialności za zarządzanie nimi oraz czuwaniem nad wykonywaną pracą. Idealnym modelem, szytym na miarę potrzeb nowoczesnych firm, wydawała się zatem być usługa, w której zewnętrzny partner przejmuje na siebie obowiązek i odpowiedzialność wykonania jakiegoś zadania, w stu procentach wyręczając w tym klienta. 

Usługodawca zapoznaje się z procesem, pozyskuje odpowiednich ludzi do wykonania zadania, zarządza zespołem, pracą - wszystko, co normalnie znajdowało się po stronie firmy przejmuje na siebie outsourcer. Klienta interesuje wynik finalny, a nie to, jak do niego doszło i właśnie w ten sposób następuje też rozliczenie - płaci się za efekt.

skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej, w jakich obszarach outsourcing procesów może pomóc Twojej firmie:

korzyści dla firmy

W ramach usługi outsourcingu jesteśmy w stanie zdefiniować ofertę pracy w taki sposób, by była jak najatrakcyjniejsza dla kandydata. Jesteśmy niezależni od regulaminu wynagradzania klienta, z którym ustalamy warunki wykonania usługi, a nie poszczególne składowe, czyli np. wynagrodzenie wykonawców. To z kolei pozwala nam szybko dopasowywać się do rynku. Gdy okazuje się, że konkurencja podnosi stawki, my także możemy od razu to zrobić, bez konieczności uzyskiwania akceptacji klienta, a co ważniejsze, bez dodatkowego obciążania jego budżetu. Pracodawcą delegowanych do świadczenia usługi jest Randstad, który przejmuje odpowiedzialność za zarządzanie personelem, realizującym dla Ciebie zakontraktowane zadania lub usługi. To po naszej stronie znajdują się również takie kwestie, jak: rekrutacja, zatrudnienie, podpisywanie umów, zarządzanie operacyjne czy wszelkie ryzyka związane z zatrudnieniem pracowników.

Powierzając realizację pomocniczego procesu biznesowego jesteś w stanie w pełni skupić się na istotniejszych aspektach prowadzenia działalności, wymagających Twojego bezpośredniego zaangażowania. Korzystając z usługi outsourcingu ustalasz z Randstad mierzalne cele, np. ilościowe, jakościowe oraz cenę realizacji usługi, w której zawiera się niemal wszystko: koszty wynagrodzeń, rekrutacji, danin publicznych, szkoleń, badań lekarskich, odzieży roboczej, koszty zarządzania pracownikami, obsługi administracyjnej. Jako firma przejmująca wykonanie usługi zobowiązujemy się wykonać ją na odpowiednim, ustalonym z Tobą poziomie. Wszystko to sprawia, że otrzymujesz niezbędny w biznesie poziom elastyczności procesów pomocniczych i pobocznych.

outsourcing kadr i płac

Outsourcing kadr i płac to drugi rodzaj usługi outsourcingu, w której wspieramy przedsiębiorstwa. Przynosi on wymierne rezultaty w postaci redukcji kosztów, ograniczenia ryzyka operacyjnego i zwiększenia skuteczności funkcjonowania organizacji. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm decyduje się na ten krok. Jakie jeszcze korzyści niesie za sobą outsourcing kadr i płac? Czy przedsiębiorca oddelegowujący część zadań na rzecz zewnętrznego podmiotu ma się czego obawiać?

Nie każde przedsiębiorstwo uzna za niezbędne przekazanie części zadań kadrowo-płacowych podmiotowi zewnętrznemu. Istnieją bowiem firmy, w przypadku których komórka odpowiedzialna za te aspekty jest bardzo rozbudowana, a jej specjaliści pracują na zaawansowanych systemach informatycznych. Nie oznacza to jednak, że nie są oni narażeni na ryzyko popełnienia błędu. Nawet największym organizacjom zdarzają się pomyłki, które mogą okazać się kosztowne w skutkach. Outsourcing kadr i płac pozwala ich uniknąć. Które przedsiębiorstwa mogą najwięcej na nim skorzystać?

Przede wszystkim te, w których outsourcing kadr i płac nie stanowi sedna działalności. Jest to usługa odpowiednia także dla firm szukających bardziej zaawansowanych technologicznie rozwiązań do prowadzenia spraw kadrowo-płacowych. Sprawdzi się również w przypadku przedsiębiorstw, w przypadku których istnieje ryzyko niewłaściwego zabezpieczenia danych osobowych lub popełnienia błędów w prowadzeniu dokumentacji.

Współpraca z rzetelną i profesjonalną firmą outsourcingową, która dysponuje dużym doświadczeniem i odpowiednim zapleczem technicznym, przynosi wiele realnych korzyści – zarówno w sferze materialnej, jak i niematerialnej. Jakich konkretnie efektów możesz się spodziewać, decydując się na usługę outsourcingu kadr i płac? Oto lista najważniejszych:

• odciążenie firmy i pracowników,
• większa ilość czasu, a co za tym idzie zwiększone możliwości rozwoju przedsiębiorstwa,
• w dłuższej perspektywie: efektywniejsze działanie firmy, redukcja kosztów (zwłaszcza operacyjnych) oraz zwiększenie zysków,
• pełne bezpieczeństwo danych osobowych i pozostałej dokumentacji firmowej,
• profesjonalna i wyczulona na potrzeby danej organizacji obsługa,
• doradztwo najlepszych specjalistów z dziedziny HR,
• pełna odpowiedzialność za ewentualne błędy,
• możliwość elastycznej współpracy.

Żeby w pełni poznać korzyści płynące z outsourcingu kadrowo-płacowego, warto bliżej przyjrzeć się niektórym jego zaletom.

bezpieczeństwo danych 

Jedną z głównych obaw, jakie wiążą się z przekazaniem zadań kadrowo-płacowych zewnętrznemu podmiotowi, jest ta dotycząca bezpieczeństwa danych. Wiele firm wciąż bowiem wzbrania się przed powierzeniem wrażliwych informacji zewnętrznej instytucji w obawie przed ich utratą. Tymczasem jest to jedno z najbezpieczniejszych rozwiązań. Dlaczego?

Po pierwsze, outsourcerzy kadrowo-płacowi to liderzy wdrażania procedur związanych z unijnym rozporządzeniem RODO. Wpierw szczegółowo przeanalizowali wprowadzone regulacje, a następnie dostosowali własne procedury, spełniając wszelkie zalecenia. Wszystko po to, by móc świadczyć usługi outsourcingu płacowo-kadrowego i zapewniać najwyższy poziom bezpieczeństwa przetwarzania firmowych danych.

Po drugie, instytucje świadczące usługę outsourcingu kadr i płac inwestują sporo środków, by dysponować najnowszymi, zapewniającymi najwyższą jakość ochrony systemami informatycznymi. Stanowią one bowiem podstawę ich funkcjonowania. Decydując się więc na współpracę z podmiotami tego typu, możesz być pewien, że dane Twoich pracowników zostaną odpowiednio zabezpieczone, i to na wiele sposobów. Każdorazowy dostęp do wrażliwych informacji będzie wymagał autoryzacji. Same dane zaś zostaną zaszyfrowane i chronione zaporami, które zapobiegają atakom hakerskim czy też próbom włamania do systemu.

Dodatkowo firmy outsourcingowe tworzą kopie zapasowe gromadzonych informacji. To gwarancja, że nie utracisz żadnych ważnych danych. Rękojmia bezpieczeństwa informacji powinna być również zawarta w umowie, którą zawrzesz z outsourcerem, co stanowić będzie mocne poręczenie na wypadek ewentualnego wycieku danych.

co zyskasz?

wiedza i doświadczenie, spokój

Firmy oferujące outsourcing płac i kadr to zespoły składające się ze specjalistów. Dysponują oni wiedzą i stosownymi umiejętnościami, popartymi wieloletnim doświadczeniem. Współpracując z nimi, zyskujesz gwarancję korzystania z dobrych praktyk, które okazały się skuteczne w wielu przypadkach. Niejednokrotnie bowiem organizacje, które uzyskały ich profesjonalne wsparcie, liczone są w setkach.

Dzięki współpracy z zewnętrznymi podmiotami zyskujesz także coś równie cennego jak know-how – spokój. Delegując zadania kadrowo-płacowe na zewnątrz, nie musisz obawiać się sytuacji, w której to odpowiedzialny za ten aspekt pracownik zrezygnuje z zatrudnienia w Twojej firmie. Nie musisz również inwestować w jego wiedzę i rozwój. Szkolenia, kursy, pomoce naukowe – wszystko to kosztuje, a przecież osoby zajmujące się sprawami kadrowo-płacowymi powinny być na bieżąco ze wszystkimi zmianami prawnymi i sposobami ich interpretacji, aby dobrze wykonywać swą pracę. Rodzi to konieczność nieustannego doszkalania, za które musisz zapłacić.

Finalnie więc, posiadanie ekspertów z zakresu kadr i płac wewnątrz przedsiębiorstwa może nie być dla Ciebie opłacalne. Dlaczego? Po pierwsze, ich utrzymanie jest kosztowne. Po drugie, oddelegowując obowiązki kadrowo-płacowe na zewnątrz zyskujesz większy spokój, bezpieczeństwo i komfort funkcjonowania. W takich warunkach o wiele łatwiej jest skupić się na kluczowych obszarach prowadzonej działalności.

mniejsze koszty

Zlecenie zadań kadrowo-płacowych zewnętrznemu podmiotowi pozwala obniżyć koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Choć brzmi to niewiarygodnie, tak w rzeczywistości jest. Zewnętrzna obsługa kadr i płac sprawia bowiem, że nie musisz zatrudniać pracownika, który zajmie się tymi kwestiami, a tym samym jesteś zwolniony z płacenia mu wynagrodzenia czy też uiszczania szeregu składek na rzecz państwa. Nie wydasz również żadnych środków na szkolenie zatrudnionej osoby czy też zakup sprzętu elektronicznego i biurowego, który jest niezbędny do pracy na stanowisku kadrowo-płacowym.

Rozwiązanie to pozwala również zniwelować koszty związane z rekrutacją pracownika czy też wdrożeniem innego do obsługi zadań kadrowo-płacowych. Uniknięcie tych powiązanych ze sobą kosztów oznacza dla Ciebie większy zysk.

Administrowanie teczkami osobowymi, rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS, naliczanie wynagrodzeń i realizacja przelewów dla pracowników - to tylko niektóre obszary kadrowo-płacowe, w których możemy Ci pomóc. Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami:

na co zwrócić uwagę współpracując z outsourcerem

Outsourcing stanowi sztukę dobrej współpracy między Tobą a outsourcerem. Wraz z upływem czasu i kolejnymi doświadczeniami najpewniej dojdzie do umocnienia Waszej relacji, co pozwoli jeszcze bardziej zacieśnić stosunki biznesowe. Zanim jednak to nastąpi, konieczny jest wybór odpowiedniego partnera. Na co zwrócić uwagę, decydując się na współpracę z outsourcerem?

pamiętaj, by stawiać swoje potrzeby na pierwszym miejscu

Nikt nie zna Twoich potrzeb lepiej niż Ty sam. Prowadząc własny biznes, na pewno udało Ci się wypracować określony model działania i indywidualne standardy postępowania. Niech staną się one punktem wyjścia do rozmów i stworzenia podstaw dobrej współpracy. Warto je również zawrzeć w umowie z firmą outsourcingową.

Szukając outsourcera, skup się na ofercie podmiotu. Zastanów się, jak wiele organizacja jest w stanie Ci zaoferować i czy spełnia to Twoje potrzeby oraz oczekiwania. Sprawdź, w jakim stopniu dana firma jest w stanie dopasować się do charakteru Twojego przedsiębiorstwa. Zwróć uwagę także na to, czy zobowiązuje się ona do odpowiadania za popełnione błędy. Gdy już wybierzesz outsourcera, wspólnie spiszcie umowę, precyzyjnie określając w niej Twoje potrzeby i wymagania.

opinie o outsourcerze 

Przy wyborze outsourcera, warto wziąć pod uwagę referencje udzielone mu przez klientów. To one bowiem są najlepszym dowodem jakości świadczonych usług. Doświadczona firma nie tylko będzie w stanie je przedstawić na Twoje życzenie, ale sama wyjdzie z inicjatywą ich pokazania, by udowodnić swoją eksperckość.

Zanim zdecydujesz się na podpisanie umowy, dokonaj dokładnego researchu. Dowiedz się, z kim będziesz współpracować. Możesz wykorzystać w tym celu Internet lub zapytać o opinię inne firmy z branży. Pamiętaj, że duża baza referencji to zawsze wielki plus.

czarno na białym – niech wszystko będzie jasne 

Przed podpisaniem umowy upewnij się, że „wiesz, na czym stoisz”. Dokładnie sprawdź:

• czy oferowane usługi są rzeczywiście na miarę Twoich potrzeb?
• czy masz świadomość, za co płacisz?
• czy obowiązki outsourcera i jego ewentualne dodatkowe zadania, które będzie wykonywał dla Ciebie w ramach oferty, zostały jasno określone?

Nie bój się zadawać pytań. Szczególnie istotna jest wiedza o wszelkich dodatkowych kosztach, które mogą Cię czekać. Wprost zapytaj o nie przedstawiciela outsourcera. Zadbaj o to, by jego odpowiedź nie miała wyłącznie charakteru ustnego, ale była poświadczona na piśmie. Dzięki temu unikniesz nieprzyjemnej niespodzianki w postaci zbyt wysokiej kwoty na comiesięcznej fakturze.

bezpieczeństwo na pierwszym miejscu

Chociaż o bezpieczeństwie danych wspominamy na końcu, jest to najważniejsza kwestia, na którą trzeba zwrócić uwagę, korzystając z usług outsourcingu kadrowo-płacowego. Również i dla samego outsourcera powinien być to aspekt stawiany na pierwszym miejscu. Jak to wygląda w praktyce?

Profesjonalny podmiot będzie przywiązywał ogromną wagę do zabezpieczenia danych klientów, wykorzystując w tym celu rozmaite rozwiązania – zarówno systemowe, jak i fizyczne. Gwarancje bezpieczeństwa powinny dotyczyć nie tylko transferu danych, ale również sposobu ich przechowywania, archiwizowania i odzyskiwania (backup) w przypadku ewentualnej utraty, będącej wynikiem zdarzeń losowych.

Co ważne, na sposób przechowywania danych ogromny wpływ ma rozporządzenie o ochronie danych osobowych – RODO. Programy i systemy informatyczne pozwalające sprostać rygorystycznym normom nie należą do najtańszych, jednak profesjonalna, poważnie podchodząca do swoich obowiązków firma outsourcingowa nie szuka w tym aspekcie oszczędności i stawia na sprawdzone oraz skuteczne rozwiązania.

Zanim więc podpiszesz umowę z outsourcerem, sprawdź, w jaki sposób będzie on chronił wrażliwe dane Twojego przedsiębiorstwa. Dodatkowym atutem podmiotu będą certyfikaty potwierdzające jego fachowość w tym zakresie, o które warto zapytać.

Współpraca z firmą outsourcingową to źródło wymiernych korzyści dla przedsiębiorcy. Odciąża dział kadr i płac, a nawet całkowicie eliminuje konieczność jego posiadania. Przyczynia się do obniżenia kosztów, a co za tym idzie zwiększenia zysków przedsiębiorstwa. Zapewnia również skuteczną ochronę danych firmowych i pozwala skupić się na kluczowych obszarach funkcjonowania biznesu. Nic więc dziwnego, że coraz więcej podmiotów chce podjąć współpracę z outsourcerem.