Do kogo skierowana jest niniejsza Polityka Prywatności?

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy przetwarzania danych osobowych Uczestników oraz Prelegentów Spotkania pt. „Równość i transparentność w HR - jak daleko jesteśmy?”, które ma się odbyć w dniu 10 kwietnia 2025 roku w Gdyni przy ul. Waszyngtona 13a („Spotkanie”).
Zapoznaj się z niniejszą Polityką Prywatności przed rejestracją na Spotkanie oraz przed wypełnieniem oświadczeń i zaznaczeniem dobrowolnych zgód.

Jakie dane o Tobie przetwarzamy?

W związku z organizacją Spotkania przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Uczestników: dane zawarte w formularzu rejestracyjnym, dane o obecności na Spotkaniu, inne dane, w tym wizerunek, zawarte w fotorelacjach ze Spotkania;
• Prelegentów: imię i nazwisko, nazwa reprezentowanej organizacji, biogram, fotografia, dane o obecności na Spotkaniu, inne dane, w tym wizerunek zawarte w fotorelacjach ze Spotkania.

Ponadto, w zależności od indywidualnych potrzeb, przetwarzamy dane:

• wymagane przepisami prawa, np. prawa podatkowego, rachunkowości;
• dane zawarte we wnioskach, skargach i innych wystąpieniach Uczestników do nas;
• ewentualnie inne dane, jeżeli jest to niezbędne dla realizacji celów i jest zgodne z przepisami prawa.

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Współadministratorami Twoich danych osobowych są:

• RANDSTAD Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 134, 02 – 305 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000157531, posiadającą numer REGON: 012933840 oraz numer NIP: 5222450829
• VASTINT POLAND Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Żwirki i Wigury 16B, 02-092 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000052642 posiadającą numer REGON: 01321171200000 oraz numer NIP: 5213004622

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych?

Jeśli masz pytania związane z Twoimi danymi osobowymi, które przetwarzamy, możesz kierować je na adres mailowy dpo@randstad.pl

Jakie są cele, podstawy prawne oraz czas przetwarzania Twoich danych osobowych przez Współadministratorów?

Organizacja Spotkania

Głównym celem przetwarzania Twoich danych osobowych jest organizacja Spotkania, w którym bierzesz udział: rejestracja, zapewnienie wstępu na Spotkanie, weryfikacja Twojego uczestnictwa (listy obecności na Spotkaniu), wysyłania Ci powiadomień dotyczących Spotkania, zapewnienie bezpieczeństwa Spotkania, w tym monitorowanie Spotkania, dokumentowanie przebiegu Spotkania, wszelkie inne kwestie administracyjne wymagane dla właściwej organizacji i przebiegu Spotkania oraz bezpieczeństwa jego Uczestników, Prelegentów i obsługi.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Twój, organizacji Cię zgłaszającej na Spotkanie oraz Współadministratorów, związany z umożliwieniem Ci udziału w Spotkaniu zgodnie z wnioskiem rejestracyjnym oraz z zapewnieniem Twojego bezpieczeństwa. Jeżeli sam osobiście i we własnym imieniu dokonałeś rejestracji na Spotkanie, podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest umowa na uczestnictwo w Spotkaniu, którą tym samym zawarłeś zgodnie z Regulaminem.

Marketing produktów i usług

W zależności od wyrażonych przez Ciebie dobrowolnych zgód, Twoje dane osobowe będą również przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług Współadministratorów. Wówczas Współadministratorzy będą kierować do Ciebie materiały promocyjne na podane przez Ciebie adres mailowy i/lub numer telefonu. W celu wyselekcjonowania wydarzeń, które mogą leżeć w obszarze twoich zainteresowań, weźmiemy pod uwagę Twoje stanowisko i branżę, w której działasz zawodowo. Nie tworzymy i nie zapisujemy Twojego profilu ani nie wykorzystujemy danych z innych źródeł, a jedynie selekcjonujemy kierowane do Ciebie informacje marketingowe z uwzględnieniem
przekazanych nam przez Ciebie informacji.

Wyrażenie zgód marketingowych jest dobrowolne. Wyrażoną zgodę możesz cofnąć w każdej chwili bez podawania przyczyny. Wystarczy, że wyślesz odpowiednią informację na podany powyżej adres mailowy.

Cofnięcie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych przed jej cofnięciem. Oznacza to, że cofnięcie zgody jest skuteczne od daty jej otrzymania przez nas i wprowadzenia zmian w naszych bazach danych, lecz nie dotyczy przetwarzania
przed cofnięciem zgody.

Działania promocyjne Spotkania

W celu prawidłowej promocji Spotkania Współadministratorzy przetwarzają dane osobowe Prelegentów, w tym ich wizerunek oraz biogramy otrzymane od Prelegentów, publikujemy je na stronie internetowej Spotkania, w materiałach Spotkania oraz w materiałach marketingowych, w tym w social media.

Ponadto, w celu promocji Spotkania po jego odbyciu dokonujemy rejestracji jego przebiegu za pomocą relacji fotograficznych. Wybrane fragmenty relacji będą udostępniane wszystkim Uczestnikom Spotkania oraz upubliczniane na stronach internetowych Współadministratorów. Uczestnictwo w Spotkaniu wiąże się z udzieleniem zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie Twojego wizerunku na mocy ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych. Dokładamy wszelkich starań, aby publikowane materiały zadowalały wszystkich Uczestników i Prelegentów, lecz jeśli jesteś niezadowolony z określonych materiałów zawierających Twój wizerunek, niezwłocznie skontaktuj się z nami, postaramy się
wykluczyć je z dostępu dla osób trzecich (uprawnienie to nie przysługuje Prelegentom w zakresie dokumentowania ich wystąpień). Jeżeli nie chcesz, by Twój wizerunek był utrwalany w celach promocyjnych, unikaj przestrzeni Spotkania objętych monitorowaniem.

Promocja Spotkania odbywa się:

• z użyciem danych dotyczących tożsamości Prelegentów (imię, nazwisko, stanowisko, reprezentowana organizacja, biogram);
• z użyciem danych dotyczących tożsamości Uczestników podejmujących aktywność podczas Spotkania, np. zadawanie pytań, udział w dyskusjach, jeśli Uczestnik sam się przedstawi;
• bez użycia danych dotyczących tożsamości pozostałych Uczestników Spotkania.

Korespondencja, wnioski, skargi


Twoje dane możemy również przetwarzać w celu udzielania odpowiedzi na Twoje zapytania, wnioski, skargi, w tym wnioski o realizację praw RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów. Po rozpatrzeniu Twojej sprawy jej dokumentacja będzie przetwarzana w celach archiwizacyjnych do celów związanych z ochroną lub dochodzeniem roszczeń, zgodnie z informacją zawarta poniżej.

Czy musisz podać swoje dane osobowe?

Wymagamy podania przez Ciebie lub przez organizację Cię zgłaszającą na Spotkanie Twoich danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym. Ponadto, jeśli kontaktujesz się z nami, wymagamy podania przez Ciebie danych umożliwiających nam skuteczne załatwienie
Twojej sprawy. Podanie danych w ww. przypadkach jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Spotkaniu. Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy wymagać od Ciebie podania innych danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych. W pozostałym zakresie podanie Twoich danych jest dobrowolne.

Twoje prawa w zakresie przetwarzanych danych

Umożliwiamy spełnienie wszystkich Twoich praw wynikających z RODO, tj. prawo dostępu, cofnięcia zgody, sprostowania oraz usunięcia Twoich danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Masz prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez nas do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa; www.uodo.gov.pl

W jakich sytuacjach możesz sprzeciwić się wobec przetwarzania Twoich danych?

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy:

• przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś/aś,
• Twoje dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu.

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Współadministratorzy udostępniają Twoje dane osobowe w następującym zakresie:

• publikują Twoje dane osobowe, w tym biogram i wizerunek, w celach promocyjnych Spotkania (dotyczy wyłącznie Prelegentów);
• mogą publikować Twoje dane i wizerunek zawarte w relacji ze Spotkania w celach promocyjnych Spotkania po jego odbyciu;
• udostępnia organom administracji publicznej na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Do jakich państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego Twoje dane są przekazywane?

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, do podmiotów realizujących dla nas usługi IT, w szczególności w zakresie systemu, w którym odbywa się rejestracja Uczestników i Prelegentów oraz gromadzone są zgody marketingowe.

Czy Współadministratorzy profilują Twoje dane osobowe lub przetwarzają je automatycznie w sposób wpływający na Twoje prawa?

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym na podstawie otrzymanych od Ciebie danych osobowych nie będzie tworzony Twój profil osobowościowy.