REGULAMIN KONFERENCJI
„Kujawsko – Pomorskie Forum HR 2024”
§1.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w konferencji o nazwie „Kujawsko – Pomorskie Forum HR 2024” (dalej: „Konferencja”).
2. Organizatorami Konferencji (dalej: „Organizatorzy”) są: Randstad Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-305) przy Al. Jerozolimskich 134, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie - XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 157531; NIP 522-24-50-829; REGON: 012933840; kapitał zakładowy w wysokości 1 318 240 złotych (dalej: „Randstad”) oraz Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy spółka komandytowa z siedzibą w Toruniu (87–100), przy ul. Lubickiej 53, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Toruniu - VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 420141, NIP: 9562300054; REGON: 341278398 (dalej: „Kancelaria”) oraz „Pracodawcy Pomorza i Kujaw” Związek Pracodawców z siedzibą w Bydgoszczy (85–022) przy ul. Gdańskiej 141/3/6, wpisany do rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy - XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 109572; NIP: 5541019060; REGON: 090586671 (dalej: „Związek Pracodawców”).
3. Celem Regulaminu jest zapewnienie bezpieczeństwa Konferencji poprzez określenie zasad zachowania się osób obecnych na Konferencji i korzystania przez nie z obiektu, w którym prowadzona jest Konferencja, a także uregulowanie praw i obowiązków uczestników Konferencji.
4. Przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatorów jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez uczestnika (w rozumieniu § 3. ust. 1 Regulaminu) Regulaminu.
5. Dokładny harmonogram Konferencji dostępny jest na stronie internetowej Randstad: https://info.randstad.pl/kujawsko-pomorskie-forum-hr-2024-2 (dalej: „Strona Internetowa Konferencji”).
6. W ramach Promocji, podmioty, które w okresie obowiązywania Promocji zakupią Usługę otrzymają rabat w wysokości 15%. W przypadku zakupu 2 różnych Usług rabat wyniesie 20% ich łącznej wartości ("Rabat").
7. W celu uniknięcia wątpliwości, w przypadku rezygnacji z Usługi, Organizator wyklucza możliwość zamiany Rabatu na ekwiwalent pieniężny lub inny przedmiot, a sam Rabat nie może być naliczony w stosunku do żadnej innej usługi oferowanej przez Organizatora.
8. Reklamacje dotyczące Promocji można składać listownie na adres Organizatora. Reklamacja powinna zawierać dane osoby wnoszącej reklamację (tj. imię, nazwisko i adres korespondencyjny w przypadku reklamacji listownej lub adres e-mail), powód reklamacji oraz żądanie określonego zachowania się przez Organizatora. Organizator rozpatrzy reklamację w ciągu 14 dni od momentu wpłynięcia jej do Organizatora i powiadomi o sposobie jej rozpatrzenia za pośrednictwem poczty na adres podany w liście.
§2.
TERMIN I MIEJSCE
Konferencja odbędzie się w dniu 22 maja 2024 roku w godzinach 9:00–15:15 w trybie stacjonarnym w Muzeum Wodociągów w Bydgoszczy (Hala Pomp) przy ul. Gdańskiej 242, 85-674 Bydgoszcz.
§3.
UDZIAŁ W KONFERENCJI
1. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
2. Uczestnikami Konferencji mogą być pełnoletnie osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych w szczególności przedsiębiorcy, pracodawcy oraz osoby pracujące w działach zarządzania zasobami ludzkimi, a także inne osoby zawodowo związane z tematyką Konferencji (dalej: „Uczestnicy”). Każdorazowo przez Uczestnika należy również rozumieć osobę biorącą udział w Konferencji w charakterze prelegenta (dalej: „Prelegent”) w zakresie przysługujących mu praw i obowiązków.
3. Uczestnicy zobowiązani są w szczególności do:
a) przestrzegania postanowień Regulaminu,
b) przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów przeciwpożarowych jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatorów,
c) nieutrudniania i niezakłócania przeprowadzenia Konferencji oraz niepodejmowania działań niezgodnych z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, dobrymi obyczajami, a także naruszającymi dobra osobiste innych Uczestników, Organizatorów lub osób trzecich, a także
nierejestrowania przebiegu Konferencji.
4. Uczestnikom nie wolno wnosić na teren Konferencji broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów stwarzających zagrożenie pożarowe, napojów alkoholowych, środków odurzających lub substancji psychotropowych.
5. Wygłaszane przez Uczestników tezy lub poglądy są poglądami wygłaszającego je Uczestnika. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za formę i treść merytoryczną wygłaszanych przez Uczestników tez lub poglądów. Uczestnicy nie mogą jednak wygłaszać tez lub poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób w szczególności na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi.
§4.
REJESTRACJA UCZESTNICTWA W KONFERENCJI
1. W celu wzięcia udziału w Konferencji Uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji na Stronie Internetowej Konferencji. Rejestracja następuje drogą elektroniczną poprzez wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na Stronie Internetowej Konferencji. Podczas rejestracji Uczestnik ma obowiązek podania danych osobowych zgodnie z formularzem zgłoszeniowym.
2. Liczba Uczestników w Konferencji jest ograniczona i wynosi 100 miejsc. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
3. Przed wysłaniem formularza zgłoszeniowego Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z treścią Regulaminu. Rejestracja jest skuteczna jedynie, pod warunkiem że Uczestnik zaakceptuje Regulamin.
4. Termin rejestracji w Konferencji za pośrednictwem Strony Internetowej Konferencji upływa w dniu 12 maja 2024 roku.
5. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość podjęcia decyzji o przyjęciu bądź nieprzyjęciu formularza zgłoszeniowego Uczestnika, zwłaszcza w razie wyczerpania liczby miejsc. W przypadku wyczerpania liczby miejsc przed dniem wskazanym w ust. 4 powyżej, Organizatorzy mają prawo wstrzymania dalszej rejestracji i wcześniejszego zamknięcia listy Uczestników.
6. Prawidłowe wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest potwierdzane przez Randstad poprzez przesłanie na adres e-mail Uczestnika wiadomości zwrotnej potwierdzającej skuteczną rejestrację na Konferencję najpóźniej do dnia 17 maja 2024 roku. Przesłanie wiadomości zwrotnej, o której mowa w zdaniu pierwszym jest jednoznaczne z zawarciem pomiędzy Organizatorami a Uczestnikiem umowy o udział w Konferencji.
7. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
8. Organizatorzy dokonają samodzielnego zaproszenia wybranych osób na Konferencję w charakterze Prelegenta, którzy również będą zobowiązani do dokonania rejestracji na Stronie Internetowej Konferencji.
9. Z chwilą przekazania Organizatorom jakiegokolwiek utworu w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim o prawach pokrewnych powstałego w związku z Konferencją (dalej: „Utwory”), w tym w szczególności prezentacji, treści wykładu, Prelegent udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieodpłatnej, licencji na korzystanie z Utworów przekazanych Organizatorom. Licencja zostaje udzielona bez ograniczeń czasowych i terytorialnych i obejmuje korzystanie z Utworów na następujących polach eksploatacji:
a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania - utrwalanie i zwielokrotnianie materiałów dowolną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną i techniką cyfrową, na wszelkich rodzajach nośników, w tym na nośnikach CD i półprzewodnikowych, jak również wprowadzanie i przesyłanie praw do pamięci systemów teleinformatycznych;
b) w zakresie rozpowszechniania – nieodpłatny najem, użyczanie i wprowadzanie do obrotu nośników na których prawa utrwalono;
c) w zakresie rozpowszechniania w sposób inny niż wskazany pod lit. b powyżej - udostępnianie w taki sposób, by każdy miał do materiałów dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, wyświetlanie, nadawanie i reemitowanie, zarówno drogą naziemną, jak i satelitarną, przekaz materiałów w systemie transmisji strumieniowej (streaming), zarówno na żywo, jak i na życzenie;
d) w celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości, akceptując Regulamin Prelegent oświadcza, że przedmiotowa licencja obejmuje również udostępnianie Uczestnikom przez Organizatorów wykorzystywanych przez Prelegenta podczas prelekcji prezentacji lub treści wykładów.
§5.
REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI
Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji bez podawania przyczyny w terminie 2 dni od daty rejestracji na Stronie Internetowej Konferencji, nie później jednak niż w terminie 5 dni przed terminem rozpoczęcia Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji może być dokonana wyłącznie poprzez przesłanie informacji na adres e-mail Randstad: agnieszka.sztym@randstad.pl oraz eliza.nowak@randstad.pl.
§6.
REJESTRACJA PRZEBIEGU KONFERENCJI
1. Organizatorzy są uprawnieni do utrwalania przebiegu Konferencji poprzez jej fotografowanie oraz filmowanie, transmitowanie i nagrywanie co wiąże się z możliwością opublikowania tychże fotografii, filmów, transmisji i nagrań m.in. na stronach internetowych lub w mediach społecznościowych Organizatorów dla celów dokumentacji, a także promocji lub reklamy Konferencji.
2. Wizerunek, głos, a także wypowiedzi osób biorących udział w Konferencji mogą zostać nieodpłatnie utrwalone, a następnie nieodpłatnie rozpowszechniane wraz z imieniem i nazwiskiem Uczestnika w sposób i dla celów dokumentacji, a także promocji lub reklamy Konferencji bezterminowo, na co Uczestnik wyraża zgodę z momentem rozpoczęcia się Konferencji.
§7.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
Zasady przetwarzania danych osobowych zostały określone w Polityce Prywatności dostępnej pod Formularzem Rejestracyjnym. Każdy Uczestnik jest obowiązany zapoznać się z jej treścią przed dokonaniem rejestracji na Stronie Internetowej Konferencji.
§8.
PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ
1. Wszystkie materiały przekazane Uczestnikowi, jak również udostępniane przez Organizatorów w ramach Konferencji, w tym w szczególności prezentacje i treści wykładu Prelegentów (dalej: „Materiały Konferencyjne”), są chronione prawami własności intelektualnej, w tym prawami autorskimi i stanowią własność intelektualną ich twórców.
2. Uczestnicy mają prawo wykorzystywać, w tym drukować oraz przechowywać Materiały Konferencyjne wyłącznie na własne potrzeby. Wykorzystywanie to nie obejmuje rozpowszechniania, powielania lub udostępniania Materiałów Konferencyjnych innym osobom do ich własnego, w tym prywatnego, użytku.
3. Organizatorzy nie wyrażają zgody na rozpowszechnianie, powielanie lub udostępnianie dowolną metodą, udostępnionych Uczestnikom Materiałów Konferencyjnych. Jakiekolwiek rozpowszechniane, powielanie lub udostępnianie Materiałów Konferencyjnych, inne niż wskazane powyżej, np. w celach komercyjnych, wymaga każdorazowo udzielenia pisemnej pod rygorem nieważności zgody Organizatorów.
§9.
REKLAMACJE
1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatorów powinny być zgłaszane drogą e-mailową na adres e-mail: reklamacje@randstad.pl.
2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji. Reklamacje spóźnione nie będą rozpatrywane.
3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: imię, nazwisko, adres e-mail, przedmiot reklamacji z uzasadnieniem przyczyn jej wniesienia (uwzględniając czas i miejsce wystąpienia nieprawidłowości), podpis oraz żądanie określonego zachowania się przez Organizatorów.
4. Rozpatrzenie reklamacji następuje w najszybszym możliwym terminie, jednak nie dłuższym niż 14 dni od dnia doręczenia zgłoszenia reklamacyjnego. O wyniku postępowania reklamacyjnego zgłaszający nieprawidłowości zostanie zawiadomiony za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres e-mail podany w e-mailowym zgłoszeniu reklamacyjnym.
§10.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do dokonywania zmian w harmonogramie Konferencji, zmiany terminu Konferencji, a także do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Organizatorów. Organizatorzy nie ponoszą wówczas żadnej odpowiedzialności, a Uczestnikom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia. W przypadku odwołania Konferencji, Randstad poinformuje Uczestników o tym fakcie, przesyłając wiadomość na podany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail.
2. Organizatorzy maja prawo zmiany postanowień Regulaminu. Uczestnicy zostaną poinformowani o zmianie Regulaminu poprzez udostępnienie treści zmienionego Regulaminu na Stronie Internetowej Konferencji. Organizatorzy w ramach takiej komunikacji, podadzą termin wejścia zmiany Regulaminu w życie, przy czym termin ten będzie wynosić co najmniej 7 (siedem) dni od daty udostępnienia zmienionego Regulaminu na Stronie Internetowej Konferencji. Powyższe ma odpowiednie zastosowanie do sytuacji, w której Organizatorzy postanowili zmienić termin Konferencji lub odwołać Konferencję.
3. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 616).
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za:
a) rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji,
b) poniesione szkody lub utracone korzyści przez Uczestników, które spowodowane zostały na skutek działania lub zaniechania innych Uczestników lub osób trzecich, na które Organizatorzy nie mieli wpływu,
c) poniesione szkody lub utracone korzyści przez Uczestników, które spowodowane zostały na skutek odwołania Konferencji przez Organizatorów w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych, na które nie mieli wpływu.
5. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, w którym prowadzona jest Konferencja.
6. Uczestnicy są zobowiązani zgłosić niezwłocznie do Organizatorów wszelkie przypadki nieodpowiednich zachowań innych Uczestników lub osób trzecich.
7. Uczestnicy, którzy mimo wezwania do zaprzestania łamania postanowień Regulaminu, nie zastosują się do poleceń Organizatorów, a w szczególności stwarzają swoim zachowaniem niebezpieczeństwo dla innych Uczestników, bądź zakłócają przebieg Konferencji są zobowiązani do natychmiastowego opuszczenia Konferencji i nie przysługują im z tego tytułu żadne roszczenia wobec Organizatorów.
8. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część formularza zgłoszeniowego i obowiązują wszystkich Uczestników.
9. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610).
10. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd powszechny w Polsce właściwy zgodnie z przepisami prawa polskiego.
11. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego udostępnienia na Stronie Internetowej Konferencji.